Surat Keluar Fasyankes adalah surat yang dikeluarkan oleh Faskes / dokter praktik kepada pasien atau pihak lain yang membutuhkan surat.
Aplikasi ini memiliki format surat keluar yang dapat di pakai yakni :
1. Kwitansi
2. Surat Rujukan
3. Surat Persetujuan Tindakan Medis
4. Surat Keterangan Kondisi Kesehatan / Surat Keterangan Sehat
5. Surat Keterangan Sakit
6. Surat Pernyataan Persetujuan Operasi / Anestesi
7. Surat Pernyataan Persetujuan Pemeriksaan Pengobatan
8. Visum Et Repertum
9. Surat Keterangan Bebas Napza
10. Surat Penolakan Tindakan Medis
11. Surat Rujukan Perusahaan Penjamin / Asuransi
12. Surat lainnya yang dapat di buat sesuai format yang dimiliki oleh Fasyankes
Dibuat oleh petugas Jaga
Adapun Cara untuk membuat surat keluar ini.
1. Ke Menu Dokumen & Info, pilih submenu Surat Keluar
Menu Dokumen & Info
2. Buat Surat Keluar Baru
Buat Surat Keluar Baru di Menu Dokumen
3. Pilih Jenis Surat Keluar yang di perlukan
4. Klik tombol buat
5. Isi data isian yang perlu diisi sesuai isian yang di butuhkan
Isi data surat keluar
6. Klik tombol Buat
7. Lihat pratinjau di tabel dibawah
Cetak Surat Keluar
8. Cetak Surat yang dibutuhkan di Printer pilihan
Dibuat Oleh Dokter Pemeriksa
B> Dari Menu Pemeriksaan Dokter
1. Ke Menu pemeriksaan, pilih submenu Pemeriksaan Dokter
Menu Pemeriksaan Dokter buat surat keluar
2. Pilih pasien yang akan diperiksa, pilih di tabel bawah, klik input hasil di kolom tindakan
3. Isi data pasien yang diperiksa mulai dari anamnesis dst, hingga buat Rencana Penataksanaan, pilih pilihan Pemberian dokumen
4. Klik tab Dokumen, plih dokumen yang akan diberikan kepada pasien
Pilih Tab Dokumen di pemeriksaan dokter
5. Isi isian yang dibutuhkan untuk membuat dokumen tersebut
6. Klik Tambah dokumen
7. Lihat Dokumen dan simpan sebagai PDF atau Cetak PDF
Pertama kita pastikan login yang kita gunakan mempunyai tugas Admin. Silakan Rubah Tugas Anda di Profil Anda yang terletak di pojok kanan atas
2. Rubahlah tugas menjadi Admin Klinik jika faskes anda klinik, atau Admin Praktik dokter jika faskes anda PMD
3. Setelah Tugas anda menjadi admin Silakan ke Menu Kontak untuk Mengisi data Kontak Karyawan yang akan di berikan User
Silakan klik Tombol Biru : Buat Karyawan Baru, kemudian isi data dengan tugas utama adalah tugas yang dibebankan kepada karyawan berdasarkan profesinya. Jangan lupa untuk melengkapi data tersebut kemudian di simpan. Untuk Profesi Apoteker, Dokter harus mempunya NIK yang terdata di Platform Satusehat Kemenkes ( satusehat.kemkes.go.id/sdmk )
Keterangan :
Untuk Fungsi pendamping, isi dengan tugas : perawat, bidan
Untuk Fungsi Kasir, isi dengan tugas: kasir, pendaftaran & kasir
Untuk Fungsi Dokter,isi dengan tugas : Dokter Umum, Dokter Spesialis, Dokter Gigi, Dokter MCU
Untuk Fungsi Farmasi,isi dengan tugas : Apoteker dan Asisten Apoteker
Menambahkan user
1.Silakan ke Menu pengaturan, pilih submenu user, silahkan tambahkan user baru selain dari user yang anda gunakan saat ini..
2.Pilih Akses Cabang (a ) Kemudian Pilih Nama Karyawan yang akan di berikan akses uses ini ( b), Kemudian pilih tugas utama adalah sesuai dengan profesinya dan tugas tambahan jika user tersebut di berikan wewenang untuk fungsi lainnya (c) dan tuliskan nama untuk username dan passwordnya (d) . Kemudian isi data yang lainnya yang dianggap perlu. Jangan lupa untuk Menyimpannya.
Ada pilihan tugas Admin, yang anda harus memilih karyawan yang tepat, karena user admin ini dapat merubah dan menghapus data yang telah di buat.
3. Sesuaikan dengan kebutuhan, jika komputer yang dimiliki tidak mencukupi sehingga harus berbagi user, maka cukup dibuat user dengan tugas untuk mengelola laporan, yakni :
User dengan tugas Admin,
User dengan tugas pencatatan laporan / input data dari pendaftaran hingga membuat nota penjualan dan
User untuk mengisi rekam medis yakni user dengan tugas dokter.
4. Buat User baru dengan kata sandi yang di tulis dengan penuh tanggung jawab. Isikan Data Karyawan sesuai dengn tugas yang diberikan. Pemilihan tugas ini akan mengakibatkan user ini akan mucul dengan kolom fungsi diatas
Pilih user untuk login
1.Buat user dengan tugas: Login klinik atau Login praktik dokter jika user ini akan membuka aplikasi ini untuk pencatatan transaksi di klinik atau tempat praktik dokter anda melalui komputer yang digunakan secara umum.
2.Jangan buat user dengan tugas Admin karena fungsi admin akan dapat merubah dan menghapus data yang ada, kecuali user ini telah anda percaya untuk mengelola pencatatan data dan transaksi dalam aplikasi ini.
3.Jika anda memiliki klinik dengan banyak ruangan pendaftaran atau pasien yang banyak sehingga memerlukan komputer lebih dari satu, maka buatlah user dengan tugas fungsi : Pendaftaran atau Kasir & Pendaftaran untuk melakukan pendaftaran di setiap ruangan / unit layanan
Pemilihan Kata Sandi
Silakan buat username sesuai dengan pilihan anda, username dan alamat email tidak dapat sama dengan user lain, karena akan terhubung dengan sistem reset / kelola kata sandi yang akan dikirimkan melalui alamat email yang tertera. Buat kata sandi yang kuat dengan memenuhi kriteria menggunakan Huruf besar, huruf kecil, angka dan karakter dengan panjang minimal 8 karakter.
Sebelum menggunakan silakah buka Halaman utama Aplikasi Klnikita di halaman https://app.klinikita.id
Silakan masukan Username dan Kata Sandi yang telah di berikan oleh Petugas Verifikasi Data di Aplikasi Klinikita, jangan lupa klik bagian untuk verifikasi saya bukan robot
Anda akan masuk kebagian utama beranda aplikasi sesuai login yang anda miliki
Ada Beberapa Macam Login untuk APlikasi ini
Dashboard Praktik Mandiri Dokter
2. Dashboard Klinik Umum, Baik Klinik Pratama atau Utama, Klinik Bekerjasama dengan BPJS ataupun tidak bekerjasama dengan BPJS
3. Dashboard Klinik plus MCU, baik itu klinik pratama, ataupun utama dan juga baik itu bekerjasama ataupun tidak bekerjasama dengan BPJS
Sebelum memulai memakai aplikasi ini,
Periksa Fungsi dari tugas anda di bawah profil nama anda ( pojok kanan atas ) dengan memilih fungsi ganti tugas untuk mengetahui akses apa yang dapat anda lakukan di dalam menu aplikasi ini
Berganti / beralih tugas integrasi aplikasi klinikita
Jika anda Mempunyai Tugas Admin Perusahaan anda dapat:
1.Merubah data perusahaan / organisasi anda
2.Menambah, Merubah dan menghapus data cabang / Fasyankes yang terdaftar di dalam perusahaan/organisasi anda
3.Menambah atau menghapus data karyawan untuk di jadikan admin pengelola cabang / fasyankes yang dibawah perusahaan
Jika anda mempunyai Tugas Admin Cabang, atau Admin Klinik, Admin Praktik dokter atau Admin Klinik MCU maka anda dapat melakukan
1. Menambah, menghapus, mengubah, import dan eksport data yang ada di menu cabang / fasyankes anda kelola 2. Akses untuk melakukan fungsi tersebut di poin 1 untuk Menu Persediaan, kontak, Tarif, Referensi, Pengaturan, Dokumen & Info serta Kirim Pesan 3. Dalam memilih tugas karyawan dan menambahkan user masuk kedalam aplikasi, Pastikan karyawan yang memiliki user Admin baik admin klinik, admin praktik dokter adalah orang yang dapat dipercaya karena data yang ada dalam aplikasi ini dapat dilakukan diketahui, diperlakukan sesuai poin nomer 1, sehingga data diatas dapat bagikan atau digunakan tidak semestinya. 4. Jika anda menggunakan komputer untuk operasional, buat akun User dengan tugas Login Klinik atau Login Praktik dokter, jangan memakai user Admin untuk masuk kedalam aplikasi ini. 5.Silakan cari tahu tentang pembuatan login user disini
Hal yang pertama kali anda lakukan
1.Melakukan perubahan data di Menu Pengaturan, baik di sub menu Perusahaan dan sub menu Cabang. Sub menu Perusahaan hanya dapat dirubah dari Admin yang memiki akses yang ditunjuk oleh perusahaan atau organisasi untuk mengelola akses fasilitas layanan kesehatan ( fasyankes ) dibawahnya yang berbentuk Praktik Mandiri Dokter, ataupun Klinik pratama dan klinik utama. Dalam menu ini anda dapat mengelola hak akses di dalam cabang yang terdaftar di dalam menu anda.
2. Sub Menu cabang adalah bagian untuk mengatur informasi yang di miliki oleh fasyankes yang akan menggunakan aplikasi ini. Jika anda admin praktik mandiri dokter, admin klinik, Admin Klinik MCU silahan perbaiki data yang dianggap kurang tepat dan silakan ganti logo sesuai dengan logo fasyankes anda dengan ukuran 1230 x 276 px.
Silakan konfigurasikan / kelola data disini :
a. Lokasi Cabang = lokai tempat fasyankes pengguna aplikasi ini di cari lewat GoogleMap API
b. Cabang terbuka untuk umum = pilih ya jika anda ingin menerima pendaftaran pasien secara online
c. Satatus klinik bagian pusat/cabang = silakan pilih jika anda menggunakan aplikasi ini untuk mengelola lebih dari 1 cabang klinik
d. Kirim pesan Whatsapp = Aktif jika anda mengijinkan Aplikasi ini untuk mengirimkan pesan ke nomer whatsapp pasien untuk notifikasi pendaftaran, antrian pembayaran
e. Menggabungkan data pasien jika anda ingin menggabungkan data pasien dengan data pasien dicabang lain dalam satu perusahaan maka pilih Aktif
3. Kebagian Menu kontak Silakan masukkan nama SDM / Pegawai di dalam submenu Karyawan, buat Karyawan baru jika nama anda atu tim anda belum masuk kedalam database ini. Pastikan Nomor NIK sesuai dengan KTP, karena NIK yang benar akan dibutuhkan untuk pengiriman data ke server satusehat kementrian kesehatan.
Isi tugas utama sebagi dokter
Pastikan masukkan data karyawan dengan Tugas : dokter , perawat / bidan dan kasir untuk memenuhi fungsi pencatatan transaksi dalam aplikasi ini. Silakan gunakan fasilitas import dengan file xls jika data SDM anda lebih dari 10 orang, dan silakan input manual jika data SDM anda kurang dari 10 orang.
Jika anda ingin mengimport data lewat file xls pastikan lihat contoh / template format untuk megimportnya, silakan pilih tugas sdm tersebut sesuai jabatan profesinya ( dokter, perawat, atlm dst ) satau orang karyawan bisa merangkap tugas dan fungsi, silakan tambahkan isi isian tersebut diatas sebagai tugas utama karyawan yang bersangkutan.
4. Kembali ke Menu pengaturan, pilih submenu user, silahkan tambahkan user baru selain dari user yang anda gunakan saat ini.
tambahkan user
Pilih tugas utama adalah sesuai dengan profesinya dan tugas tambahan jika user tersebut di berikan wewenang untuk fungsi lainnya. Ada pilihan tugas Admin, yang anda harus memilih karyawan yang tepat, karena user admin ini dapat merubah dan menghapus data yang telah di buat.
Pilih user untuk login
5. Buat user dengan tugas: Login klinik atau Login praktik dokter jika user ini akan membuka aplikasi ini untuk pencatatan transaksi di klinik atau tempat praktik dokter anda melalui komputer yang digunakan secara umum, jangan buat user dengan tugas Admin karena fungsi admin akan dapat merubah dan menghapus data yang ada, kecuali user ini telah anda percaya untuk mengelola pencatatn data dan transaksi dalam aplikasi ini.
Jika anda memiliki klinik dengan banyak ruangan pendaftaran atau pasien yang banyak sehingga memerlukan komputer lebih dari satu, maka buatlah user dengan tugas fungsi : Pendaftaran atau Kasir & Pendaftaran
6. Silakan buat username sesuai dengan pilihan anda, username dan alamat email tidak dapat sama dengan user lain, karena akan terhubung dengan sistem reset / kelola kata sandi yang akan dikirimkan melalui alamat email yang tertera. Buat kata sandi yang kuat dengan memenuhi kriteria menggunakan Huruf besar, huruf kecil, angka dan karakter dengan panjang minimal 8 karakter.
Rubah Kata Sandi
Ada dua cara untuk merubah kata santi lofin user anda:
A.Ke Menu Pengaturan, Piih sub menu user, silahkan pilih user yang akan anda rubah kata sandinya dan lakukan edit kata sandi / password dan simpan. Funfgsi ini hanya dapat dilakukan oleh ADMIN
B.Jika anda sebagai pengguna/ user yang bukan sebagai admin , silakan rubah kata sandi di halaman utama login dipilihan lupa kata sandi, anda akan mendapatkan konfirmasi di email yang anda daftarkan, dan silakan klik taurtan perubahan kata sandi untuk merubah kata sandi anda tersebut.Pastikan alamat email anda benar dan cek di kotak Spam jika anda tidak menemukan tautan untuk merubah kata sandi anda
7. Silakan masuk ke dalam aplikasi sesuai login user dengan fungsi / tugas sesuai peruntukannya.
Tidak setiap orang perlu di buatkan login user, pilih karyawan yang dapat menggunakan komputer dan akses kedalam aplikasi ini. Jika kedepannya membutuhkan login untuk setiap karyawan yang bekerja untuk keperluan pencatatan absensi, pembayaran gaji dll maka silakan hubungi admin Aplikasikita untuk menambahkan menu tersebut
TIPS Mnyatukan username dengan tugas yang beda
$$$ TIPS: Jika anda ingin menyatukan username buatan anda dengan tugas dokter dan admin praktik dotkter, admin klinik maka anda :
1. Harus mengisikan/ membuat nama karyawan dengan tugas: Dokter umum , Dokter gigi atau dokter Spesialis di bagian menu kontak karyawan
2. Hapus username lama yang dibuatkan oleh SuperAdmin pada saat setup awal aplikasi ini
3. Buat Username baru dengan pilih karyawan yang telah di tuliskan di menu kontak.
4. Gunakan username dengan tugas Admin klinik / Admin Praktik dokter untuk menambah, menghapus dan merubah data informasi di aplikasi ini
5. Gunakan fungsi “Ganti tugas” yang berada di bawah menu Profil sebagai dokter jika ingin mengisi data pemeriksaan dokter.
Setelah anda berhasil masuk kedalam Layar utama Aplikasi ini maka anda haru melakukan pengisian database untuk menggunakan aplikasi ini.
Menu Pengaturan
Silakan ke Menu Pengaturan untuk melakukan penguturan yang ada di dalamnya sesuai dengan batasan login user yang telah di set tugas / fungsinya.
menu pengaturan
Menu pengaturan ini paling penting dalam mengatur data dasar agar laporan dan informasi yang didapatan sesuai dengan peruntukkannya.
Menu Referensi
Silakan ke Menu Referensi untuk memastikan database dalam menu ini terisi dengan benar dan sesuai dengan tempat anda.
Data yang perlu anda periksa / masukkan adalah :
1.Referensi Kategori Produk
2.Referensi Satuan
3.Referensi Gudang
4.Referensi Golongan Barang
5.Referensi Diagnosa
6.Referensi Unit Layanan
7.Referensi Ruangan
8.Referensi Printer – Jika menggunakan printer Khusus Thermal untuk label / POS
9.Referensi simbol Odontogram
10.Referensi Aturan Pakai Obat
11.Referensi Item Laboratorium ( khusus Klinik & Laboratorium )
12.Referensi Item non Laboratorium ( khusus Klinik & Laboratorium)
13.Group Laboratorium ( khusus Klinik & Laboratorium)
14.Group Non Laboratorium ( khusus Klinik & Laboratorium )
Menu Unit Layanan
Pengisian data di Menu Unit Layanan untuk memunculkan nama dokter yang bertugas di menu pendaftaran pasien
1.Silakan ke menu Pengaturan, pilih sub menu Unit Layanan,
2.Tambahkan Unit Layanan Sesuai Layanan yang ada di Faskes Anda, saat ini di dalam contoh aplikasi ini menggunakan unit Layanan sesuai dengan Layanan BPJS Kesehatan, yakni Poli Umum, Poli Gigi & Mulut, Poli KIA, Poli KB, Poli Lansia, Laboratorium dan Kunjungan Online. untuk data laboratorium berisi Unit layanan Poli Umum, Laboratorium dan kunjungan online
3.Jika Klinik / Tempat praktik / Laboratorium anda tidak menggunakan unit layanan seperti diatas, silakan hapus dan buat unit layanan baru.
Buat baru Unit Layanan dengan cara:
1.Buat baru Unit layanan, silakan isi kode dan nama unit layanan
2.Pilih Hastag / dimana layanan ini akan dimunculkan pada saat pendaftaran pasien.
Saat ini ada 4 hastag :
# Pemeriksaan Umum = untuk memunculkan untuk unit layanan kesehatan, seperti pemeriksaan dokter umum, dokter gigi, dokter spesialis dan sebagainya;
# Konsultasi Online = untuk memunculkan layanan dalam menu konsultasi online,
# Lab & Non Lab = untuk memunculkan nama pasien di pendaftaran layanan dalam menu pemeriksaan Laborat dan NonLaboarat ( khusus klinik & Laboratorium ) dan
# Pemeriksaan MCU = untuk memunculkan nama pasien di pelayanan MCU di menu MCU ( Khusus Klinik MCU )
Setelah sesuai Data Layanan ini dengan layanan yang disediakan oleh fasyankes anda, maka silakan tambahkan jadwal praktik dokter di unit layanan yang telah di siapkan tadi.
Adapun cara menambahkan jadwal dokter praktik di Unit Layanan:
1.Klik kotak = Lihat Jadwal Dokter di dalam kolom Jadwal Praktik & Keterangan
2.Silakan Tambah Jadwal Dokter
3.Isikan Jadwal Dokter Sesuai nama hari, waktu praktik dan Nama dokter yang praktik
4.Tutup kotak pengisisan jadwal dokter
5.Kembali ke halaman menu utama
6.Silakan cek Jadwal dokter yang tadi di masukkan dengan membuka menu Jadwal
7.Dokter, silakan rubah jika tidak sesuai dengan jadwal yang sebenarnya.
Menu Lainnya
Kemudian di ikuti dengan pengecekan atau penambahan data di
1.Menu Tarif, pilih submenu Tarif Laboratorium ( khusus Klinik )
2.Menu Tarif, pilih submenu Tarif Non Laboratorium ( khusus Klinik )
3.Menu Kontak pilih submenu Kontak Karyawan dan isi data karyawan untuk memunculkan nama dokter, nama pendamping dan nama kasir di fungsi pemeriksaan dan penjualan
4.Menu Kontak pilih submenu Penjamin, untuk memunculkan penjamin asuransi seperti BPJS Kesehatan, atau Asuransi Komersial Lainnya
5.Menu Kontak pilih submenu Pemasok untuk memunculkan nama pemasok untuk pembelian barang di menu pembelian
6.Menu Tarif pilih submenu Tarif Operasi – jika melakukan tindakan yang membutuhkan pembiusan
7.Menu Tarif Pilih submenu Jasa & Tindakan – jika ingin menambahkan harga sesuai layanan jasa dan tindakan
8.Menu Tarif pilih submenu Konsultasi Dokter – jika ingin menambahkan tarif konsultasi dokter untuk setiap nama dokter sesuia di dalam data kontak karyawan.
Anda dapat menambah nomer Whatsapp untuk terkoneksi dengan Sistem RME Klinikita dan merubah pesan whatsapp yang dikirimakan kepada pasien anda dengan pesan yang dapat di sesuaikan dengan keinginan anda
Cara Menambahkan Nomer Whatsapp
1. Ganti tugas menjadi Admin sesuai langganan anda
2. Ke menu Kirim Pesan, pilih submenu Perangkat
3. Klik Buat baru dan ke pengaturan Form Perangkat, tambahkan baru Media Pilih Whatsapp
4. Isi Nomer Whastapp dan nama perangkat (label)
5. Klik Simpan
6. Cari tombol QR code dan klik. Lanjutkan dengan klik Proses
7. Scan QR Code yang muncul dari permintaan QR code tadi dengan Perangkat Handphone atau tablet yang ada aplikasi Whatsappnya
8. Berikan nama perangkat sesuai keinginan, dan tunggu hingga tersinkronisasi lengkap
9. Silakan Cek Status Koneksi Whatsapp yang disambungkan tadi
10. Status akan muncul di pojok kanan atas layar komputer
Cara Merubah pesan yang dikirim lewat Whatsapp :
1. Ganti tugas menjadi Admin sesuai langganan anda
2. Buka menu Kirim Pesan
3. Buka Tab Konfigurasi Pesan
4. Silakan Tekan tombol Edit untuk merubah template pesan yang akan dirubah
5. Silakan gunakan hastag #..# yang telah di sediakan untuk memanggil fungsi data yang tersimpan dalam aplikasi ini
6. Gunakan tulisan <br> untuk memberikan spasi kebawah setiap kata atau kalimat yang akan diberikan spasi
7. Gunakan tanda *(kata/kalimat)* untuk menebalkan kata /kalimat yang anda ingin tebalkan
8. Tekan tombol perbaharui untuk memperbaharui pesan yang telah di rubah
Aplikasi klinikita telah dilengkapi fitur pengiriman pesan melalui nomer whatsapp yang anda miliki. Silakan gunakan nomer Whatsapp anda untuk mengirimkan pesan kepada pasien.
Pesan yang dikirimkan adalah:
Konfirmasi Pendaftaran di Aplikasi baik lewat online ataupun datang langsung ke tempat pelayanan
Informasi Pembatalan pendaftaran jika pasien membatalkan kunjungan
Konfirmasi kedatangan kunjungan pasien di tempat periksa untuk memberikan informasi tentang nomer antrian yang telah di buat oleh sistem aplikasi
Pengingat kunjungan ulang kepada pasien yang telah periksa
Invoice / Nota transaksi penjualan kepada pasien tentang detail layanan dan biaya yang di berikan
Pesan-pesan lain yang dapat di kelola dalam menu Pesan yang dapat dikirimkan secara masal dengan nomer Whatsapp yang telah di miliki
Cara penambahan nomer Whatsapp
Buka menu Kirim Pesan
Pilih Submenu Perangkat / Device
Buat Baru dengan pilih media Whatsapp
Tuliskan Nomer Whatsapp yang akan didaftarkan awali dengan angka 62
Berikan nama Label nomer Whatsapp
Tekan tombol simpan
Setelah tersimpan tekan tombol QR code untuk menghubungkan server Whatsapp dan meminta kode QR
Setelah tampil kode QR, scan Kode QR tersebut dengan Aplikasi Whatsapp yang anda miliki dengan menu Perangkat Tertaut di Aplikasi Whatsapp
Tautkan perangkat dengan scan kode QR yang muncul di Aplikasi Klinikita
Aplikasi whatsapp telah dapat di gunakan untuk mengirim pesan
Untuk memastikan perangkat whatsapp terhubung, silakan kirim pesan whatsapp ke nomer perangkat yang tertaut tersebut dengan nomer whatsapp lain, dengan pesan : Ping
Jika perangkat tertaut tersebut berhasil tertautkan maka nomer perangkat tersebut akan membalas dengan pesan Device terhubung ke Server
